C’est une vérité, tout ce que nous ne contrôlons pas nous contrôle : le temps, les autres, les émotions…
C’est déjà compliqué de gérer son temps et ses priorités alors quand en plus nous devons composer avec les autres, ça peut vite devenir un enfer !
Alors comment bien gérer ces personnes chronophages qui viennent nous prendre notre temps et notre énergie ? Comment gérer leurs urgences ?
Nous avons tous connu cette situation où nous devons partir à l’heure parce que nous avons un impératif. La journée se déroule sans encombre, nous avons été productif et efficace. Et là, 10 minutes avant de partir, le téléphone se met à sonner. Comme par hasard, au bout du fil nous avons une personne qui a tout son temps pour papoter et qui a besoin de plein d’informations… c’est au même moment que votre collègue vient nous voir en urgence pour nous demander de l’aider à finir une étude.
Nous arrivons à peu près à écourter la conversation avec notre client et à expliquer à notre collègue que nous devons partir. Nous lui promettons que nous l’aiderons demain. Ouf ! C’est l’heure d’y aller.
Nous éteignons notre ordi et enfin nous pouvons partir. Reste plus qu’à dire au revoir. Nous passons la tête dans l’entrebâillement de la porte du bureau de notre employeur et là, il nous invite à venir nous asseoir en face de lui parce qu’il a une proposition urgente à nous faire. Cette fois c’est sûr, nous sommes en retard !
Les signaux de stress commencent à être visibles : transpiration, bégaiement, gestes de nervosité. Mille et une choses nous passent par la tête : « comment je vais faire pour sortir de là ? » « Pourquoi ça arrive aujourd’hui ? » « Je suis vraiment nulle » « quelle poisse » … « Mais pourquoi je ne lui ai pas dit tout de suite que j’avais un impératif, maintenant je suis piégée… ».
Une demie heure s’est écoulée quand enfin nous arrivons à partir, bien sûr c’est l’heure de pointe, nous mettons 3 fois plus de temps pour faire le trajet. Nous arrivons à notre rendez-vous avec une heure et demie de retard dans un état second, le moral à zéro et en maudissant tous ces gens qui sont contre nous.
Notre énergie est au plus bas et niveau confiance, tout est à refaire !
Alors, comment expliquer ce genre de situations et comment faire pour ne pas que ça se reproduise ?
Tout d’abord, nous devons comprendre que nous avons tous un rapport au temps qui nous est propre. Toutes les personnes avec lesquelles nous interagissons ont une perception du temps qui sera différente de la nôtre.
- Certains ont une perception du temps monochrome c’est-à-dire qu’ils voient le temps comme une ressource à optimiser, rationner, contrôler. Les comportements monochromes sont organisés, ils gèrent leurs priorités et ont des difficultés à vivre l’attente.
- D’autres sont polychromes, ils accordent plus d’importance à la personne, à l’informel, au contexte. Les comportements polychromes ont une vision du temps plus spirituelle, ils sont plus spontanés et intuitifs. Pour eux, le temps est rarement considéré comme perdu, ils ne craignent pas les imprévus. Ils favorisent la communication.
Ces différences de perceptions peuvent souvent créer des conflits et des frustrations quand on en a pas connaissance. En tant que personne fortement monochrome, je suis toujours à l’heure à mes rendez-vous professionnels et quand mon interlocuteur est en retard, j’ai tendance à le prendre personnellement parce que c’est pour moi un manque de respect. En plus ça m’agace parce que je déteste attendre, j’ai l’impression de perdre mon temps. Bref, cette situation provoque chez moi un fort état émotionnel. Mon polychrome d’interlocuteur lui est super zen, il avait une discussion passionnante avec ses collègues, il n’a pas vu le temps passer.
Prendre conscience que c’est une personne spontanée qui favorise la communication aide à gérer l’état émotionnel et permet de relativiser, d’éviter de prendre les choses personnellement. La prochaine fois que je le verrai, je prendrai de quoi m’occuper si je dois attendre !
Attention, les personnes en retard à leur rendez-vous ne sont pas forcément polychromes, parfois ce sont des monochromes très mal organisées !
Ensuite, nous devons considérer que l’urgence vient toujours des autres et que par conséquent, ce qui est important pour nous, ne l’est pas pour les autres et vice et versa.
Est considéré comme urgent tout évènement qui, s’il n’est pas traité dans les plus brefs délais, entrainera des conséquences irréversibles avec l’impossibilité ultérieure de le traiter à nouveau.
Voici quelques questions à se poser pour mieux gérer l’urgence des autres :
- Pourquoi faut-il que la tache soit réalisée immédiatement ? Que risque d’entrainer le non traitement immédiat ? Pour moi ? Pour mon supérieur hiérarchique ? Pour l’entreprise ?
- En quoi est-ce urgent ? Opportunité à saisir qui ne se renouvellera pas ? Conséquences graves, nuisibles, irréversibles pour les biens et les personnes ?
- Qui a fixé cet impératif d’exécution immédiate ?
- Si je diffère l’exécution de la tâche, que risque-t-il d’arriver ?
La clé c’est de ne pas accepter le mot « urgent », il nous faut demander ou fixer des délais. Il s’agit de demander systématiquement à la personne quel est le degré d’urgence. Souvent nous nous rendrons compte que ce que les autres appellent « urgence » est juste lié au fait qu’ils souhaitent que nous nous occupions d’eux en priorité. Il n’y a qu’à constater le nombre de mails qui comportent le mot « urgent » dans l’objet du message !
Voici quelques astuces simples pour mieux gérer vos journées et ne pas vous laisser envahir par des personnes chronophages :
- Quand vous savez que vous avez un impératif et que vous devrez partir pile à l’heure :
- Anticipez: en arrivant le matin, Informez votre entourage professionnel que vous avez un rendez-vous important et qu’exceptionnellement, vous ne prendrez plus en charge les appels 10 minutes avant votre heure de départ. N’oubliez pas de prévenir votre employeur.
Utilisez l’humour pour faire passer votre message, c’est un excellent moyen de communication y compris avec votre employeur.
- Arrivez en avance: Commencez votre journée plus tôt vous donnera une marge pour effectuer vos tâches quotidiennes et diminuera votre dose de stress en cas d’imprévus.
- Réservez du temps pour faire face aux urgences, vous serez psychologiquement préparé et donc moins stressé.
- Apprenez à dire « NON »: « Pour dire oui, il faut savoir dire non »
Refuser la contrainte, le poids des responsabilités qui nous incombent est parfois une nécessité pour pouvoir s’épanouir. Après tout, nous ne sommes pas responsables de toutes les implications se développant dans notre environnement. Seulement voilà, pour nombre d’entre nous, il faut bien l’avouer, savoir dire non représente un challenge psychologique : c’est une négation de notre volonté d’aider, de donner ou de comprendre l’autre.
Ce conflit interne est souvent destructeur et source de mal-être, donnant naissance à des sentiments comme la culpabilité ou le remords.
Mais dire toujours oui, c’est aussi affaiblir sa légitimité au sein de sa sphère personnelle. Les autres acteurs y voient un aveu de faiblesse dont ils veulent tirer profit, la plupart du temps.
Savoir dire non, c’est apprendre à se dire « oui » à soit même.
Gardez en tête que vous dites non à une demande et non à une personne.
Je reviendrai plus en détail sur ce point dans un prochain article.
- Gérez la durée de vos interruptions
- Établissez une durée et respectez-la. « Oui j’ai 5mn … »
- Faites comprendre à votre interlocuteur que vous n’êtes pas sa priorité
- Garder votre stylo à la main ou vos mains sur votre clavier
- Lorsque vous êtes vraiment occupé, évitez les papotages qui éternisent les interruptions
- Soyez impitoyable avec le temps mais courtois avec les gens.
- Essayez de ne pas vous sentir irrité
- Accorder toute votre attention à l’interrupteur. Écoutez attentivement et ne l’interrompez pas. Ne vous laissez pas distraire, cela gaspille du temps. Si la personne qui vous parle semble s’égarer, ramenez-la au vif du sujet. Par exemple, demandez-lui : « Quelle est la raison de cette rencontre ? »
- Soyez franc : « Désolé, je dois y aller ». « Désolé, autre chose m’attend. »
- Ne les laissez pas partir les mains vides. Promettez d’y revenir plus tard. Expliquez que vous devez vous consacrer à d’autres priorités. Référez-les à une autre personne.
- Proposez des alternatives pour réduire la durée de l’interruption : « Est-ce que nous pourrions y revenir lorsque je serai moins débordé ? »
- Jetez quelques coups d’œil à l’horloge. Levez-vous. Tendez la main. Reconduisez la personne à la porte. Dites « Désolé, c’est tout le temps dont je dispose ! »
- Si votre patron vous interrompt en vous confiant un nouveau travail, il est sage de lui demander quel est son degré de priorité, surtout si vous travaillez déjà à un projet jugé prioritaire
Le fait de se laisser contrôler par les autres est étroitement lié à notre confiance en soi.
En tant que coach je vous aide à gérer votre temps tout en améliorant votre relation aux autres.
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Merci et à bientôt
Nadège Villemaire
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