Comment perdre son temps et le faire perdre aux autres ?

Souvent nous gérons mal notre temps parce que nous sommes débordés, dépassé par les évènements, nous avons une TO DO LIST qui ne cessent de s’allonger et dont nous ne voyons jamais la fin.

Mais il y a aussi des situations en entreprise ou nous avons une mauvaise gestion du temps parce que nous ne sommes pas productifs, nous perdons notre temps.

 

Si vous voulez savoir comment vous pouvez perdre votre temps efficacement, voici quelques exemples de situations chronophages rencontrées en entreprise qui à coup sûr vous ferons perdre votre temps, augmenterons votre frustration et ce sentiment désagréable de ne pas avancer.

Ne pas faire de réunion

On sait à quel point les réunions en entreprise, quand elles sont mal gérées, deviennent interminables et par conséquent peuvent être chronophages et facteur de perte de temps.

Cependant ne pas faire de réunion avec son équipe peut s’avérer tout autant chronophage.

Organiser des réunions en entreprise a de nombreux avantages :

  • Mettre en commun et transmettre l’information.
  • Coordonner l’équipe : on précise les limites des responsabilités, on gère les incompréhensions, les conflits, on négocie, on décide.
  • Créer une synergie : c’est pendant les réunions que les objectifs communs sont définis. Elle permet une prise de recul par rapport à l’action, de motiver et d’analyser les résultats. C’est un espace de réflexion commune sur les projets futurs.
  • Préparer à l’action
  • Faciliter le travail de chacun
  • Prévenir les éventuels malentendus
  • Faciliter la communication

 

Ainsi évoluer dans une société dans laquelle il n’y a jamais de réunion fait qu’on ne connait pas les résultats, ni les objectifs à venir de l’entreprise. Nous ne savons donc pas comment nous positionner ni quelles sont les actions prioritaires que nous pouvons mener à notre poste pour évoluer dans notre travail et faire évoluer la société.

Nous n’avons pas de direction.

Ne pas savoir quels sont les objectifs de son entreprise c’est comme dériver en haute mer sur un optimiste sans avoir de terre en vue. C’est très déstabilisant et à la longue, ça nous demande beaucoup d’énergie pour trouver la motivation de se lever le matin.

C’est aussi le risque en tant que dirigeant de voir ses employés se démotiver et s’éparpiller dans des actions inutiles et non importantes.

Au final, personne ne s’y retrouve.

Organiser des réunions régulièrement donne un sens. Un sens comme direction mais aussi comme signification, comme pourquoi nous faisons cela. C’est sur ce sens que repose toute la gestion du temps et l’organisation.

 

Ne pas faire circuler l’information

 

Rien n’est plus chronophage que l’absence de communication. Qu’elle soit écrite ou orale, il est primordial d’informer et d’être informé des décisions et évènements.

Il parait que « Faire et refaire c’est travailler ». C’est vrai, mais en fait, c’est surtout très énervant parce que ça pourrait être évitée tellement de fois !

Nous avons tous connu ce genre de situation où nous avons travaillé inutilement parce que nous n’avions pas les bonnes informations voire pas d’information du tout.

J’ai souvent entendu par exemple :

  • « Ah tu as fait le dossier pour Mr Dupont, non mais il a annulé en fait, tu ne savais pas ? »
  • « Ben non … »

Et voilà, comment perdre une heure en une leçon !

Ou:

  • « Ton rapport n’est pas bon, nous avons augmenté les tarifs, il faudrait que tu le refasses  »
  • « … »

Désarroi, frustration, incompréhension… tout autant de situations qui auraient pu être évitées si l’information avait circulé.

Ou encore:

  • « Ben pourquoi t’as validé cette commande, on est en rupture sur ce produit ? »
  • « Ah bon ? mais comment ça se fait ? Quand est prévu la prochaine livraison ? … »

Comme je n’avais pas l’information j’ai dû rappeler mon client, m’excuser, l’informer que je ne pourrai pas satisfaire à sa demande, gérer sa déception et derrière ramer pour lui proposer autre chose…  Mais avant ça j’ai dû faire le tour des autres services pour avoir confirmation de la rupture de stock, connaitre la date du prochain arrivage, les autres produits disponibles …  Bref autant de temps que j’aurai pu passer à faire autre chose.

Un mail collectif m’aurait fait gagné 2 heures et épargné une grosse colère !

Bien sur ce genre de situation arrivera toujours. L’idée c’est d’œuvrer pour que ça se produise le moins souvent possible.

Il existe des méthodes simples et efficaces adaptées à votre entreprise pour optimiser la circulation de l’information. Spécialisée dans la gestion du temps, je vous accompagne dans la mise en place de solutions.

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Ne pas faire de formation

J’ai souvent rencontré des personnes qui ont la croyance que former ses employés est une perte de temps. En fait, la formation professionnelle est un investissement : l’employé n’est pas productif le temps de la formation mais c’est pour être plus opérationnel après.

Évoluer dans un environnement professionnel ou nous ne recevons pas de formation est très compliqué : nous ne savons pas faire donc nous ne sommes pas autonomes.

  • Nous sommes contraints de demander de l’aide souvent ce qui n’est pas aidant pour notre confiance personnelle.
  • C’est très chronophage pour nous, pour les autres et c’est beaucoup de frustration parce que nous avons conscience que nous pouvons être beaucoup plus productif si seulement nous étions formés.

Bien sûr dans certaines situations, ne pas recevoir de formation m’a forcé à comprendre par moi-même, à observer les autres et à développer mon côté autodidacte, ce qui a été une très bonne chose par la suite parce que ça a développé mon autonomie et ma prise d’initiatives.

Cependant, certaines tâches ne s’improvisent pas et nécessitent d’être formé : l’utilisation d’un nouveau logiciel ou par exemple l’intégration à un nouveau poste. Sans formation, à terme ce sont des situations néfastes pour nous, nos collaborateurs et l’image de l’entreprise.

Dans d’autres situations j’ai donc passé beaucoup de temps à perdre mon temps, à déranger les autres, à refaire plusieurs fois la même chose parce que c’était mal fait, à ne pas être productive parce que je mettais beaucoup de temps à faire une tâche qui pourrait être effectuée en 5 mn…. Et en plus de mon temps, j’ai perdu des clients et surtout ma confiance en moi.

Malgré moi j’ai compris que tout ce que je perdais en temps et en confiance, je le récupérais en stress et en émotivité.

 

J’ai tellement bien compris les bienfaits de la formation qu’aujourd’hui je suis formatrice. J’ai à cœur d’accompagner les managers et les dirigeants dans la prise de leurs nouvelles fonctions.

Bien sur je pourrai vous donner encore plein d’autres idées mais si vous appliquez bien ces principes, les résultats seront visibles rapidement!

Et vous, vivez-vous ou avez-vous vécu ce genre de situation ? Qu’avez-vous ressenti et quelles actions avez-vous mis en place ?

Avez d’autres exemples ?

 

Laissez-moi vos commentaires.

 

Au plaisir de vous lire.

 

Nadège Villemaire

 

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